淺談物業管理公司信息化建設
2018-07-12

?文/陳 杰(上海東湖物業管理有限公司太倉分公司)

內容摘要:物業管理公司依托信息化管理平臺,可以有效提升物業管理水平和質量,是當前物業管理公司向數字物業發展的必然方向。

關鍵詞:  數字物業  信息化建設  管理  服務

 

物業管理是一個朝陽行業,國內物業行業蓬勃發展,市場中涌現出越來越多的中小型物業管理企業。然而物業行業受發展時間較短和較晚的影響,物業管理公司(以下簡稱:物業)信息化管理建設的發展也較其他行業相對落后,物業人員的業務水平也參差不齊,普遍存在基礎業務知識薄弱。業主希望通過物業的服務,可以提高設備運行的壽命和品質,可以關懷業主的切身利益,這與服務對象對其高素質的管理水平形成鮮明反差。

隨著市場競爭愈演愈烈,提升物業管理水平,特別是信息化管理水平,就顯得尤為重要。當前計算機網絡發展日新月異,信息化數字物業時代已經到來,信息化無論是作為戰略手段還是戰術手段,已經在各行各業生產經營或管理中發揮著舉足輕重的作用,依托Internet互聯網謀求發展。物業的生存競爭環境已經發生了根本性變化。

建立和建設信息化管理是當前物業管理的客觀需求和發展方向,信息化管理正逐漸滲透到物業的管理之中,物業信息化管理已經悄然興起。因此,如何更加規范、及時、有效地管理物業的日常工作并服務好業主,已經成為目前物業的首要任務。面對跨地域、多業態等特點的傳統物業管理模式已經不能完全滿足現代物業公司管理的發展需求。構建物業公司信息化管理,將成為物業進一步完善標準化規范管理,提升物業品牌形象,提高物業服務質量,提供了新平臺和有力的技術支撐,亦將成為物業可以長期依賴的新經濟增長點和可持續發展的空間。

物業必須依托Internet,走計算機網絡信息化系統管理道路,需要從物業服務的核心為起點,即做好基礎服務,質量管理。通過物業信息化系統管理建設。將物業管理的未來逐步納入到規范的標準化管理軌道,克服每個領導一個工作模式,工作無連貫性,沒有一個清晰的工作架構,物業沒有一個明確的工作方向及目標,這樣嚴重損害物業自身形象。

物業信息化管理系統,是物業公司邁向數字化管理轉型的過程,是通過Internet實現總公司與各下屬管理處信息和資源享。通過信息化管理系統,可以總公司決策層準掌握各下屬管理處的業務數據信息資源,為總公司領導決策提供科學依據。

在物業信息化管理中,管理內容覆蓋物業公司所有管理系統和層次。如:OA、財務、人事、業務、工程(保潔、保安、餐飲、會務、客房)等系統層次(詳見附圖)。??????????????????????

其中??椋ㄒ怨こ濤┌ǎ耗甓燃蘋瓚?、月度重點工作、設備年檢信息推送、報(維)修管理、作業查詢、報表統計、標準規范、應急預案、固定資產設備管理、物資采購倉庫管理、計量能源、勞防發放、輸入輸出等??椋ㄏ曇獎恚?。

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物業可以針對不同管理處環境和使用要求,安裝不同???,可實行對使用人員權限進行分級管理。形成一個安全、完整的物業信息化管理系統。

管理處可以形成一個信息化管理平臺(或稱:物業指揮中心),可以借助原有的監視平臺,通過技術手段,對全部或部分的主要設備有效監,及時掌握空調、電梯、給排水、配電、能源計量等管理區域設備運行狀態。有效提高巡查工作質量,降低物業巡查人員的工作負荷,減物業人力成本。對于發生的故障能迅速傳送到信息化管理平臺,并由平臺或服務臺及時通過APP傳遞到維修人員進行及時處理,維修完成實時報告處理結果。整個信息化管理平臺系統完全閉環管理,對于處理的故障問題點可以全程保留相關處理記錄和資料,便于今后對維修品質管理、復查和回訪。對于重要的工作由系統自動提前推送,彈出提醒界面,實現安全、及時、規范管理,可大幅提升工作效率和管理質量。

業主也可以通過手機APP或網絡,實時上報和了解各項設備的運行狀況和處理情況。

物業信息化管理平臺系統的應用,不僅可以規范和控制物業整體流程的完整性、連的實時工作狀態,還可以結合物業ISO標準管理要求,將ISO內容植入到物業信息化管理系統中。并由各級管理人員對內容實現逐級審核、各負其責、層層把關,充分利用好現有的人力資源,有效消除非技術性錯誤,防止報內容出現失誤。克服盲目指揮,實現原本復雜的事情簡單化,簡單事情標準化。消除人為主觀干預工作流程。

應用物業信息化管理系統,實現全方位高效管理,信息化管理將改變以往陳舊的管理工作模式,減輕員工的工作負荷和強度,實現點對點的工作指揮,消除工作被耽誤情況的發生。

無論物業規?;?、集約化如何推進,管理日龐大,隨著當前物業行業所面臨的信息化管理程度的加劇。物業利用先進的信息化管理系統參與管理已刻不容緩。

業主對物業的依賴將會因此而加深,以致很難擺脫物業公司。物業不僅有先進的管理模式,更有高效的標準化管理。整個物業信息化管理系統的動態運行,全部基于Internet計算機網絡系統完成,有全部的設備原始信息電子數據資料及設備維護的過程管理,基本實現辦公數字化、無紙化。

要實現物業管理公司信息化建設。需要得到物業公司決策層高度重視和大力支持。作為一個人員密集型的物業公司,管理人員易將精力放在節約人力成本,減少支出上。甚至認為信息化對物業公司發展不能起到很大的推動作用。只有決策層認識到信息化管理的重要性,并給予人力、物力和財力的支持,才能成功信息化管理系統運用到物業公司的各個層面中,發揮物業信息化管理系統參與管理的真正作用,從而推動物業管理公司向前發展。需要培育一支既懂信息技術,又懂物業管理的復合型人才,是物業公司信息化建設成敗的關鍵,是物業公司大力推行信息化管理的基礎。如果沒有物業信息化管理人才作為支撐,僅用先進的設備和理念是不能成功實現物業管理信息化的。

整個物業信息化管理系統,在應用層面上可以采用層層推進、逐步完善,不求快,只求實效。同時要求在各項專業管理工作上達到信息化管理的基本標準,按照信息化標準要求,制定全面信息化管理流程。

信息化系統建設,必物業公司迎來一個嶄新的黃金發展年。

 

     
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